Data aktualizacji: 29.03.2022

Baza mailingowa jest nam niezbędna, aby realizować mailingi, czyli wysyłanie wiadomości e-mail do osób, deklarujących chęć otrzymania takiej wiadomości.

Baza mailingowa to jeden z podstawowych sposobów komunikacji w e-commerce i najtańszy sposób reklamy dla sklepu internetowego. Planując kompleksową strategię marketingową, trzeba mieć na uwadze, że komunikacja z potencjalnymi klientami powinna przebiegać wielotorowo, poprzez różne kanały. Każdy kanał jest ważny i posiada określony sposób komunikacji. O możliwościach i potencjale mailingów już pisaliśmy. Teraz skupimy się na działaniach, które należy prowadzić, aby zbudować własną bazę mailingową. Nie jest to proces trudny, ale wymaga czasu i cierpliwości. Właśnie dlatego im wcześniej wdrożysz narzędzia i działania do jej budowania, tym lepiej.

Adres e-mail jest mocnym ogniwem w skutecznym pozyskiwaniu klientów i sprzedaży, a co za tym idzie, newslettery stały się skuteczną strategią marketingową. Wbrew obiegowej opinii, mailingi nadal działają, a w niektórych branżach, nadal uzyskują najwyższe konwersje sprzedaży. Jak się okazuje, aż 95% wszystkich użytkowników polskiego Internetu posiada adresy e-mail. Dzięki kampanii mailingowej jesteś w stanie w szybki sposób docierać z nowościami do klientów, informować ich o promocjach czy nowych materiałach do pobrania.

Co to jest baza mailingowa?

Baza mailingowa to zbiór adresów e-mail osób, które dobrowolnie pozostawiły nam do siebie kontakt, gdyż zainteresowała ich nasza działalność, oferta czy witryna.

Baza mailingowa pozwala Ci utrzymywać stały kontakt z osobami, które poprzez pozostawienie do siebie kontaktu, wyraziły zainteresowanie Twoją ofertą i treściami, jakie masz do przekazania. Dzięki cyklicznym wiadomościom informującym o aktualnych promocjach lub tym, co nowego na blogu, w serwisie czy sklepie internetowym, masz możliwość przypominania o sobie i zachęcania do aktywności. Im większa aktywność w twoim serwisie, dzięki odwiedzinom z newslettera, tym lepsze pozycje w Google i więcej użytkowników pozyskanych organicznie.

Własna baza mailingowa jest również świetnym kanałem, pozwalającym dzielić się spontanicznymi informacjami i chwalić tym, co udało nam się osiągnąć. Im więcej, nawet małych osiągnięć na naszym koncie, tym większe zaufanie budujemy. Powyżej przykład newslettera Pawła Tkaczyka, który w bardzo luźny i sympatyczny sposób prowadzi komunikację z odbiorcami swojego mailingu.

Możesz personalizować wiadomości

Wiadomości, które wysyłasz, mogą być spersonalizowane. Nie chodzi tylko o to, że możesz dopasować zawartość wiadomości do oczekiwań użytkowników, ale także możesz zwracać się do nich imiennie, używać form, które odpowiadają najbardziej i oferować rozwiązania, które są dedykowane pod konkretną grupę odbiorców.

Michał Szafrański bardzo umiejętnie przemyca treści sprzedażowe w swoich newsletterach skierowanych do osób, które są zainteresowane tematem finansów osobistych i gromadzenia oszczędności. Bardzo dobrze zna swoją bazę mailingową i wie, jak skłonić ich do kliknięcia w linki zamieszczone w newsletterze.

Baza mailingowa a przepisy RODO

RODO, czyli nowa ustawa o ochronie danych osobowych, w 2019 roku bardzo silnie wpłynęła na funkcjonowanie baz mailingowych. Co musisz zrobić, aby zbieranie kontaktów w tej formie było zgodne z przepisami? Przede wszystkim osoby podające swój adres e-mail muszą wiedzieć, w jakim celu przetwarzane są dane, oraz jak są zabezpieczane. RODO nakłada na administratorów obowiązek pobrania pewnych zgód od osób, które zostawiają do siebie kontakt, m.in. zgodę na przetwarzanie danych. Trzeba też poinformować użytkowników, kim jest administrator, czy może on przekazać informacje stronom pośrednim oraz jak długo będą przechowywane informacje. Co ważne, konieczne jest, aby pozostawić dokładnie instrukcje związane ze zmianą, przeniesieniem lub usunięciem swojego adresu z bazy danych.

Właśnie m.in. ze względu na te przepisy, kupowanie gotowych baz mailingowych jest nieodpowiednią praktyką, która może doprowadzić Cię do problemów z prawem. Zapisy w dokumentach związanych z RODO nie nakazują też pewnych praktyk wprost, jednak warto je stosować, aby w pełni zabezpieczyć się przed niejasnymi sytuacjami. Jedną z nich jest informowanie osób zapisanych do bazy mailingowej o tym, jakie wiadomości będą dostawać, aby wiedzieli, czego mogą się spodziewać. Druga kwestia, to zaznaczenie, jak często można spodziewać się e-maili. Wiele osób jest poirytowanych, kiedy na ich skrzynkę codziennie, a nawet kilka razy dziennie, wpadają maile od konkretnych osób, firm czy marek. Warto więc poinformować użytkowników o natężeniu, z jakim będą pojawiały się u nich wiadomości.

Jeżeli chcesz pozyskać adres e-mail, musisz pamiętać o zawarciu w prośbie o jego podanie poniższych informacji:

• dane kontaktowe do administratora, które użytkownik może w razie potrzeby wykorzystać
• opis celu przetwarzania danych
• podstawę prawną, która uprawnia Cię do przetwarzania danych
• czas przechowywania danych
• informacja o tym, że użytkownik ma prawo do: zmiany danych, usunięcia danych z bazy, przeniesienia danych, wycofania zgody na przetwarzanie danych, wyglądu do danych, a także zaskarżenia administratora w razie takiej potrzeby
• zamiar przekazania danych innemu podmiotowi (o ile jest to częścią Twojego planu)

Poniżej znajdziesz również punkty, które warto zawrzeć, ale nie ma takiego obowiązku:

• częstotliwość otrzymywania informacji
• tematyka wysyłanych treści
• dwuetapowe potwierdzenie zapisu do newslettera (czyli ktoś się zapisuje, a później musi jeszcze raz kliknąć w link potwierdzający)

Baza mailingowa – jak zacząć pozyskiwać kontakty?

Podstawa własnej bazy mailingowej – formularz na stronie internetowej

Budowanie bazy mailingowej można zacząć od wykupienia płatnych baz mailowych. Jednak w tym przypadku minusem jest nie tylko cena, ale również ryzyko odnośnie do źródła, z jakiego pochodzi dana baza. Z pomocą przychodzi więc własna strona internetowa, na której możesz umieścić formularz do pozyskiwania adresów e-mail.

Twoja strona internetowa to miejsce odwiedzane najczęściej, przez potencjalnych subskrybentów. Jeśli dodatkowo na stronie funkcjonuje zakładka z bazą wiedzy lub blogiem eksperckim, to tym chętniej pozostawią oni swój adres e-mail, aby być na bieżącą z wiedzą, jaką masz im do przekazania.

Formularz do dokonania zapisu na newsletter musi przekonać odbiorcę, że warto zostawić namiar na siebie i zostać subskrybentem. Warto również, za fakt zapisania się do newslettera, zaoferować odbiorcy jaką korzyść, którą otrzyma niezwłocznie: darmowy ebook, zniżkę na zakupy czy dostęp do wybranej funkcjonalności. Istotne jest również poinformowanie subskrybenta, jak często będziesz wysyłać swoje wiadomości. Jednym z najczęstszych powodów usunięcia Twojej marki z listy subskrypcji jest za duża ilość wysyłek.

Formularz do pozostawienia adresu e-mail można wstawić:

• w widocznym miejscu na każdej lub wybranej podstronie strony, w sekcji z ogłoszeniami/reklamami 
• w stopce strony internetowej
• jako pop-up pojawiający się po określonym czasie spędzonym przez użytkownika na stronie
• jako pop-up pojawiający się w momencie chęci opuszczenia użytkownika strony
• jako dedykowany landing page, na którym oprócz samego formularza możesz opisać korzyści z zapisania się do bazy mailingowej

Przykład formularza do zbierania danych użytkowników, którzy są zainteresowani otrzymywanie wiadomości od webePartners. Formularz pojawia się jako okienko pop-up, podczas opuszczania strony przez użytkownika. Jako dodatkowy motywator do pozostawienia swoich danych oferujemy darmowy e-book o zarabianiu na linkach afliacyjnych.

Baza mailingowa – niezbędne narzędzia

1. Formularz kontaktowy

Formularz, w którym użytkownicy mogą zostawić swoje dane, musi zostać zaimplementowany na stronie internetowej. Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z gotowych skryptów i wtyczek, które można dopasować graficznie do swojej witryny oraz do swoich wymagań. Warto jednak pamiętać, że im mniej danych będziemy wymagać, tym chętniej je użytkownicy zostawią. Aby móc z sukcesem realizować mailingi, wystarczy nam poprawny adres e-mail oraz imię subskrybenta.

Jednym z najbardziej popularnych systemów do obsługi mailingów i tworzenia formularzy jest GetResponse. Platforma umożliwia stworzenie formularza, który można wstawić w wybranych miejscach na własnej stronie internetowej.

Popularne są również wtyczki do platformy WordPress, takie jak MailMunch, Mailchimp, Mailster, dzięki którym na stronach i blogach zbudowanych na WordPressie z łatwością dodamy formularze do budowania bazy mailingowej.

Jeśli chcesz zobaczyć jak krok po kroku zaimplementować formularz na swojej stronie, kliknij tutaj.

2. System do wysyłki mailingów

Gdy już zgromadzimy bazę adresów, do których chcemy wysłać newsletter, musimy starannie przygotować jego treść, a następnie skorzystać z platformy do wysyłania maili. Jeśli nie mamy autorskiego systemu wysyłkowego zintegrowanego z własną stroną, możemy skorzystać z bogatej oferty gotowych systemów, których w Internecie nie brakuje. Warto przeanalizować ofertę kilku wybranych, aby zdecydować o wyborze. Każdy gwarantuje inny zakres usług w danym zakresie cenowym.

Najpopularniejsze systemy wysyłkowe to:

• Mailjet
• mailerlite
• sendinblue
• omnisend
• Sender

Baza mailingowa – postaw na jakość 

Jeżeli chcesz realizować skuteczne kampanie e-mail marketingowe, musisz od samego początku dbać o najwyższą jakość swojej bazy adresowej. Gdyby chodziło wyłącznie o pozyskanie największej ilości adresów e-mail, wystarczyłoby kupić gotową bazę mailingową. Natomiast przy budowaniu własnej bazy mailingowej, skupienie się na ilości jest bardzo niebezpieczną strategią.

Wysyłanie wiadomości do osób, które w ogóle nie są zainteresowane daną ofertą, spowoduje wzrost liczby rezygnacji z subskrypcji, częste przypadki kierowania wiadomości do kosza lub nawet oznaczania ich jako spam. Tego typu zachowanie odbiorców z pewnością doprowadzi do poważnych problemów z dostarczaniem.

Użytkownicy chętnie zapisują się tylko do tych newsletterów, które z jakiegoś powodu ich przekonują. Może być to sympatia do marki lub konkretnej osoby, może być to chęć uzyskania darmowej wiedzy od specjalisty w danej dziedzinie lub próba bycia na bieżąco z promocjami czy wyprzedażami. Motywacje są różne, dlatego warto tworzyć przemyślane newslettery, które trafią w gust odbiorców.

Baza mailingowa – potwierdzenie subskrypcji, czyli double opt-in

Potwierdzenie subskrypcji (ang. double opt-in) wymaga od subskrybentów kliknięcia w link, wysłany na podany przez nich adres mailowy, podczas wypełniania formularza. Niektórzy uważają, że jest to niepotrzebne wydłużenie procesu subskrypcji, jednak taki proces gwarantuje, że na listę trafią wyłącznie zainteresowane osoby.

Bez double opt-in można podać dowolny adres e-mail (np. kolegi lub fikcyjny). Budowa listy z nieprawidłowych adresów lub adresów osób, które nie wyraziły zgody na przesyłanie wiadomości to ostatnia rzecz, której chciałby profesjonalny e-mail marketer. Dodatkowo, ale co bardzo ważne, double opt-in to mocny dowód udzielonej zgody w przypadku jakichkolwiek spraw spornych, co do zasadności wysyłania maili na adresy z bazy mailingowej.

Zgodnie z RODO należy mieć podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych i świadomą zgodę użytkownika, do użycia jego danych w konkretnych przypadkach. Tak więc, jeśli klient dokonuje np. zakupu na twojej stronie internetowej, to możesz przetwarzać jego adres e-mail w celu realizacji zamówienia. Nie jest to jednak jednoznaczne, że możesz wysyłać do niego newslettery czy inne informacje, które nie są niezbędne do realizacji zamówienia. Jeśli chcesz ponownie kontaktować się z kupującym, w regulaminie korzystania z usługi możesz wskazać, że jeśli klient dokona zakupu, będzie otrzymywał e-maile od sklepu. Powinieneś również oświadczyć, że dana osoba może w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania e-maili oraz za każdym razem, w każdym mailu, dać jej możliwość sprawnego wypisania się z newslettera.

Baza mailingowa – jak zachęcać użytkowników do pozostawienia adresu e-mail

Pozyskanie kontaktów do bazy mailingowej jest łatwiejsze, jeśli potencjalny subskrybent będzie widział w tym korzyść dla siebie. Aby tak się stało, warto zastosować, część z poniższych wskazówek:

Wirtualny prezent

Użytkownicy chętniej zostawią namiar na siebie, jeśli zagwarantujesz im, iż niezwłocznie po zapisaniu otrzymają jakiś wirtualny prezent. Do najbardziej popularnych należą:

• darmowy ebook, kurs lub szkolenie
• zniżka na produkty dostępna na twojej stronie czy w sklepie internetowym
• darmowy dostęp do funkcjonalności lub wybranych modułów, które w innym przypadku są płatne

Akcje i kody rabatowe

Wszelkiego rodzaju informacje, dzięki którym użytkownicy mogą coś zyskać, są bardzo pożądane. Jeśli więc zagwarantujesz odbiorcom, iż cyklicznie otrzymają w mailu dedykowane zniżki lub kody rabatowe, tym chętniej wypełnią formularz kontaktowy.

Przykład newslettera od Pani Swojego Czasu oferującego zniżkę z okazji urodzin założycielki i właścicielki całego projektu, Oli Budzyńskiej, czyli Pani Swojego czasu.

Powiadomienia o dostępności i nowościach

Zapewnienie użytkownikom, że jako pierwsi otrzymają informacje o nowościach lub produktach, które były czasowo niedostępne, ale ponownie wróciły do sprzedaży, to również dobry sposób, aby skłonić ich do zapisu do bazy mailingowej. W e-commerce często można spotkać się z opcją przy produkcie, której zaznaczenie powoduje, iż klient otrzyma informację, gdy produkt będzie dostępny. Oczywiście klient w takim przypadku również musi wyrazić zgodę na otrzymanie więcej niż tylko tej jednej informacji, ale jak się okazuje, wielu użytkowników udziela takiego pozwolenia.

Baza mailingowa – zadbaj o responsywność

Obecnie ponad jedna trzecia maili otwierana jest na urządzeniach mobilnych, dlatego przygotowując mailing, upewnij się, że Twoja wiadomość będzie równie dobrze wyglądała na ekranie monitora, jak i na wyświetlaczu smartfona. Korzystaj z responsywnych szablonów wiadomości, które przystosują zawartość newslettera do konkretnej wielkości ekranu.

Baza mailingowa – droga na skróty nie zawsze się opłaca

Wiele osób zastanawia się nad kupnem baz mailingowych, na które będzie można wysyłać własne wiadomości. Jest to dobre rozwiązanie tylko i wyłącznie wtedy, kiedy masz całkowitą pewność, że odbiorcy w tej bazie wyrazili zgodę na otrzymywanie newsletterów od firm zewnętrznych. W innym przypadku wysyłanie do nich maili nie będzie zgodne z prawem. Poza tym, w kupionej bazie są osoby, które z dużym prawdopodobieństwem nie są bezpośrednio zainteresowane twoimi produktami i treściami, a co za tym idzie, nie będą wykazywały większej aktywności na otrzymywane maile.

W przypadku, gdy twoje maile będą nagminnie ignorowane przez odbiorców, istnieje ryzyko, że popsujesz sobie reputację bo twoje wiadomości zaczną być uznawane za SPAM. Co ważne, używając kupionych adresów e-mail, możesz trafić na tzw. spamtrapy, czyli adresy, które służą do wykrywania wiadomości od osób, pozyskujących nielegalnie kontakty. Trafienie na taki adres e-mail i wysłanie na niego swojej oferty, może skończyć się zablokowaniem całej korespondencji lub automatycznym wpadaniem każdej wiadomości do folderu SPAM.

Jak zatrzymać użytkowników w bazie mailingowej?

Istnieje kilka kwestii, o których trzeba pamiętać, budując bazę mailingową, w której użytkownicy zostaną na dłużej. Oto one:

• Nie należy wysyłać zbyt dużej ilości wiadomości, ponieważ może to zostać uznane za nachalne i męczące.
• Treści powinny być dopasowane do działalności, którą prowadzisz, ponieważ to ona skłoniła użytkowników do zapisania się w bazie mailingowej.
• Warto tworzyć przemyślane treści, nie tylko pod względem merytorycznym, ale także pod kątem formy, w której się pojawiają. Dobrze sprawdzają się kreacje graficzne, zabawne slogany i wplecione anegdoty.
• Dobrze jest przekazywać kupony rabatowe, zniżki personalizowane (np. na urodziny) i informacje o wyprzedażach.
• Ciekawą opcją jest wyróżnianie osób zapisanych do newslettera, np. poprzez poinformowanie ich w pierwszej kolejności o pojawieniu się nowego produktu czy też rozpoczęciu wyprzedaży.
• Warto personalizować maile, np. poprzez zwracanie się po imieniu.